Het convenant tussen de gemeente Bergeijk en de dorpsraden beschrijft de samenwerking om de leefbaarheid in de zes kernen via burgerparticipatie te bevorderen. De gemeente onderkent hiermee het belang van dorpsraden. Dorpsraden fungeren als de “ogen en oren” van de gemeenschap. Ze geven gevraagd en ongevraagd advies aan de gemeente, behartigen het algemeen belang van inwoners en dragen bij aan het organiseren van participatievormen. De wethouder kernenbeleid en een aangewezen contactambtenaar zijn aanspreekpunten voor de dorpsraden. De gemeenteraad bepaalt het beleid en budget, het college voert dit uit.
Dorpsondersteuners hebben een signalerende, verbindende en activerende rol binnen de gemeenschap. De dorpsraad en dorpsondersteuner bepalen samen waar de inzet van de dorpsondersteuner zich op richt binnen de kern. De samenwerking tussen gemeente en dorpsraden kent vier participatieniveaus: raadplegen, adviseren, coproduceren en zelf organiseren. De gemeente committeert zich aan een snelle reactie op ingediende adviezen (binnen 5 werkdagen).
Jaarlijks vindt een gezamenlijk overleg plaats. Een vast agendapunt is het delen van gezamenlijke ervaringen en/of successen op een maatschappelijk thema, met het doel dat dorpsraden onderling van elkaar kunnen leren en samenwerking wordt bevorderd. Dorpsraden kunnen jaarlijks kiezen voor het organiseren van een dorpsschouw, waarbij ontwikkelingen worden besproken op locatie. Informeel overleg wordt aangemoedigd om korte lijnen te behouden.
Dorpsraden dienen een afspiegeling van de kernbevolking te zijn, met zittingstermijnen van vier jaar, maximaal verlengbaar tot acht jaar. Ze ontvangen een jaarlijks budget voor organisatiekosten; voor extra projecten kan aanvullend een aanvraag worden gedaan.
Bij onenigheid tussen dorpsraden en/of college en gemeenteraad treedt een in overleg gekozen onafhankelijke bemiddelaar op. Het convenant wordt iedere bestuursperiode geëvalueerd en indien nodig aangepast. Hiermee beoogt men een transparante en effectieve samenwerking ter bevordering van burgerbetrokkenheid en leefbaarheid in alle kernen van de gemeente Bergeijk.